SharePoint is voor veel KMO's de plek waar de bedrijfsbestanden staan: offertes, contracten, klantendossiers, foto's van projecten. Handig! Want iedereen werkt er vanaf kantoor of van thuis in. Maar weet je eigenlijk wel wat je als bedrijf allemaal deelt?
Blijft je data intern, of heb je per ongeluk een map tien jaar geleden gedeeld met externen... en staat die deellink vandaag nog open?
Dat klinkt dramatisch, maar het is banaler dan je denkt. Iemand deelde ooit een map met een leverancier. Een projectmap ging naar een freelancer. Een collega stuurde een "Iedereen met de link"-link door omdat dat sneller ging dan rechten aanpassen. De job is afgelopen, de mensen zijn weg, de link blijft staan. En niemand kijkt er nog naar.
Waarom dit ertoe doet
Wie aan zo'n link of gastaccount kan, kan bestanden openen, downloaden of soms wijzigen. Dat is vervelend bij een prijslijst. Het wordt een probleem als er persoonsgegevens, contracten of financiële cijfers in staan.
Voor de GDPR telt niet alleen wat je bewust deelt. Je moet ook kunnen aantonen wie toegang heeft tot welke gegevens, en waarom. Een oude deellink die je niet meer kent, maakt dat lastig.
Hetzelfde geldt voor mensen die ooit bij je werkten. Een ex-medewerker wiens account afgesloten is, is één ding. Een externe gast die jaren geleden toegang kreeg tot een Teams-site of SharePoint-map, en die nooit is weggehaald, is iets anders. Die toegang hangt niet altijd aan het account dat je bij vertrek uitzet.
En wil je later met Copilot of andere AI-hulp in je documenten zoeken: een assistent die mag zoeken, legt meteen bloot hoe je rechten ervoor staan. Een map die vroeger niemand vond, vindt hij nu wel, als de rechten te ruim staan.
Vijf dingen die je zelf kan nakijken
Je hoeft geen specialist te zijn om een eerste beeld te krijgen:
Deellinks van het type "Iedereen met de link" Die link werkt voor wie hem heeft, zonder aanmelding. Handig voor een snelle doorgifte, riskant als hij blijft staan. In SharePoint en OneDrive zie je per map of bestand welke links actief zijn. Zoek vooral naar links zonder vervaldatum.
Externe gasten Mensen van buiten je organisatie die ooit toegang kregen tot een site, map of Teams-kanaal. Vraag je beheerder of IT-partner voor een lijst van gastgebruikers uit je M365-omgeving, en kijk na of al die toegang nog nodig is.
Overgenomen (geërfde) rechten Een map erft standaard de rechten van de map of site erboven. Handig, tot iemand die overerving doorbreekt voor één uitzondering en daarna niemand meer weet wie waar nog aan mag.
Sites en mappen die niemand meer beheert Projecten van vroeger, een site van een afdeling die niet meer bestaat, de OneDrive van iemand die al vertrokken is. Bestanden blijven staan. Rechten ook, tenzij iemand ze opruimt.
Wie mag wat wijzigen, niet alleen bekijken Er is een verschil tussen "kan openen" en "kan bewerken of verwijderen". Voor gevoelige mappen wil je dat verschil bewust zetten.
Kortom: deel je bewust, of hangt er nog van alles open omdat het ooit handig was?
Hoe PDSS helpt om overzicht te krijgen
Bij PDSS zetten we Microsoft 365 op vanuit hoe jouw zaak werkt: wie welke bestanden nodig heeft, en wie er net niet aan mag. Dat staat bij Mail, Office & Backup: structuur eerst, knoppen daarna. Zo kan iemand die in een Teams-meeting inlogt niet plots in je HR-SharePoint rondneuzen.
Voor rechten die al jaren zijn opgebouwd, begint het bij een overzicht. We brengen in kaart wie toegang heeft tot wat: sites, mappen, deellinks, externe gasten. Daarna krijg je concreet advies wat je kan laten staan, wat je beter intrekt, en hoe je deelt zonder opnieuw in dezelfde val te trappen.
Je SharePoint-rechten beheren is geen nachtmerrie (of hoeft dat niet te zijn). Het is saai huishoudwerk en precies daardoor werkt het. Eén keer duidelijk in beeld, daarna afspraken die je team kan volhouden.
Wil je weten wat er in jouw SharePoint vandaag allemaal openstaat? Bel ons op 015 790 650 of mail support@pdss.eu. We kijken het samen na.