Privacyverklaring.

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door:

PDSS ontzorgt kmo’s op IT-vlak: het opzetten en beheren van Microsoft 365-omgevingen (e-mail, SharePoint/OneDrive en back-up), werkplekkenbeheer, netwerkinfrastructuur, zakelijke telefonie (VoIP), websites en webshops, webhosting, softwareontwikkeling op maat, kassasystemen met voorraadbeheer, narrowcasting (PDSS Screens), AI-implementatie en de levering van hardware. Daarbij verwerken wij persoonsgegevens. Wij doen dit zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) en de Belgische wetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke of verwerker?

Voor de gegevens die wij voor onze eigen doeleinden verwerken (klanten, prospecten, leveranciers, websitebezoekers, sollicitanten en medewerkers) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Deze privacyverklaring gaat over die verwerkingen.

Voor de persoonsgegevens in de IT-omgevingen die wij in opdracht van onze zakelijke klanten beheren of hosten (zoals hun Microsoft 365-omgeving met mailboxen en bestanden, telefoniesystemen, kassasystemen, of door ons gehoste websites, webshops en applicaties) zijn wij verwerker. Onze klant is dan verwerkingsverantwoordelijke en de afspraken staan in de verwerkersovereenkomst tussen ons en die klant. Werk je bij een klant van ons en heb je een vraag over je gegevens in die omgeving, richt je dan in eerste instantie tot je eigen werkgever of organisatie.

3. Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Wij verwerken enkel de gegevens die nodig zijn voor de doeleinden hieronder.

Het verstrekken van de gegevens die nodig zijn om een overeenkomst te sluiten of uit te voeren (zoals facturatiegegevens) is een noodzakelijke voorwaarde om met ons samen te werken. Wij nemen geen beslissingen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking of profilering die rechtsgevolgen voor je hebben.

4. Onze website in detail

Het contactformulier

Op de contactpagina staat het enige formulier van onze website. Het vraagt je naam, e-mailadres en bericht (verplicht) en je telefoonnummer en bedrijf (optioneel).

Wat je invult, bewaren wij in de databank van de website, samen met het tijdstip, het kenmerk van je browser en een gehashte weergave van je IP-adres (een code die uit je adres berekend wordt, niet het adres zelf). Tegelijk komt je bericht als e-mail in onze mailbox terecht, met jouw e-mailadres als antwoordadres, zodat we je rechtstreeks kunnen terugmailen. Je ontvangt meteen een korte automatische ontvangstbevestiging op het adres dat je invulde; die bevat geen kopie van je bericht, alleen je voornaam in de aanhef. E-mails van de website vertrekken via Microsoft 365, waar ook onze mailbox staat.

In de databank blijft je inzending 24 maanden staan en wordt ze daarna automatisch verwijderd. Ook in onze mailbox bewaren wij je bericht hoogstens 24 maanden. Vraag je ons om je bericht eerder te wissen, dan doen we dat. Enkel wie bij ons de website beheert, kan de inzendingen inkijken.

Drie maatregelen houden spam tegen: een verborgen veld dat alleen geautomatiseerde bezoekers invullen, een limiet van zes verzendingen per minuut per IP-adres, en Turnstile, de spambeveiliging van Cloudflare (zie hieronder). Bij het controleren van je e-mailadres kijkt de site na of het domein achter je adres bestaat; je volledige adres wordt daarbij niet doorgegeven.

De spambeveiliging op de contactpagina (Cloudflare Turnstile)

Zodra je de contactpagina opent, haalt je browser het controlevakje van Turnstile op bij Cloudflare. Dat vakje gaat na of er een mens achter het scherm zit, meestal zonder dat je iets hoeft te doen. Cloudflare ontvangt daarvoor je IP-adres en technische kenmerken van je browser en toestel; wat je in het formulier typt, leest het vakje niet. Bij het versturen vraagt onze server bij Cloudflare na of de controle geslaagd is.

Het vakje laadt meteen, los van je cookiekeuze: zonder die controle kunnen wij het formulier niet tegen misbruik beschermen. Rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van de website. Cloudflare gebruikt deze gegevens in onze opdracht om bots tegen te houden en daarnaast op eigen verantwoordelijkheid om zijn botdetectie te verbeteren, niet voor advertenties. Cloudflare is een Amerikaans bedrijf; zie punt 6 voor de waarborgen. Meer informatie: de privacytekst van Cloudflare voor Turnstile.

De kaart op de contactpagina

De kaart van Google Maps laadt pas als je op “Kaart laden” klikt, tenzij je bij je cookiekeuze toestemming gaf voor marketing: dan laadt ze meteen. Tot dan vraagt je browser niets aan Google. Klik je wel, dan ontvangt Google je IP-adres, ziet Google dat je de contactpagina bezoekt en kan Google zelf gegevens op je toestel plaatsen. Je klik geldt enkel voor dat bezoek. Ons adres vind je ook zonder kaart op de contactpagina en onderaan elke pagina.

Solliciteren

Op onze vacaturepagina’s staat geen formulier, maar een e-mailknop. Je sollicitatie komt rechtstreeks in onze mailbox terecht en wordt enkel gedeeld met wie bij de selectie betrokken is. Bewaartermijnen: zie punt 7.

Wat de website zelf bijhoudt

• Foutpagina’s. Wanneer een pagina niet gevonden wordt of er iets misloopt, registreert de site de foutcode, de opgevraagde URL, de verwijzende pagina, het kenmerk van je browser en een gehashte weergave van je IP-adres. Wij gebruiken dit om kapotte links en storingen op te sporen. Deze regels worden na 60 dagen automatisch verwijderd.
• Technische logbestanden. De applicatie begint elke dag een nieuw logbestand met onder meer niet-gevonden pagina’s en wist die bestanden na 90 dagen. Wat je in het contactformulier invulde, komt daar niet in terecht.
• Verstuurde e-mails. Van elke e-mail die de website verstuurt, houden wij bij wanneer, met welk onderwerp, aan wie en of het versturen lukte; de inhoud niet. Deze regels worden na 12 maanden automatisch verwijderd.
• Technische monitoring. Een beheerdashboard vat trage aanvragen en foutmeldingen samen. Het registreert opgevraagde adressen en tijden, niet de inhoud van je bezoek, en bewaart die gegevens hoogstens 7 dagen.
• Reviews. Op onze realisatiepagina’s tonen wij klantenreviews die wij zelf beheren. Daarnaast halen wij de reviews die je publiek op Google plaatst automatisch op en tonen wij ze op onze website met de naam die je daar zelf gebruikt en een link naar je Google-profiel, zoals Google dat vraagt; je profielfoto tonen wij niet. Wil je dat een review niet op onze site verschijnt, laat het ons weten via info@pdss.eu.

Wat onze website níét doet

• Er is geen account, geen login en geen winkelmandje voor bezoekers.
• Er is geen nieuwsbriefinschrijving; het contactformulier is het enige formulier.
• De lettertypes staan op onze eigen server en worden niet bij een externe partij opgehaald.
• Zonder jouw toestemming wordt geen enkel analyse- of advertentiescript geladen.
• De socialemedialinks in de voettekst zijn gewone links en maken pas contact met die netwerken als je erop klikt.

5. Aan wie geven wij gegevens door?

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen gegevens enkel met:

• subverwerkers die ons ondersteunen, telkens onder een verwerkersovereenkomst: Microsoft (Microsoft 365, ook voor de e-mails die onze website verstuurt), Hornetsecurity (back-up van onze Microsoft 365-omgeving), Sophos (e-mail- en toestelbeveiliging), Odoo (klanten- en facturatiebeheer), Mailchimp (mailings), Combell (hosting van onze website; al het verkeer naar de website passeert noodzakelijk langs hun infrastructuur), Cloudflare (spambeveiliging op de contactpagina) en Google (bezoekstatistieken na jouw toestemming voor Analytics; Tag Manager met de conversiemeting van Google Ads na jouw toestemming voor Marketing; kaart op de contactpagina; reviews);
• dienstverleners zoals onze boekhouder en ons sociaal secretariaat Payco;
• bevoegde overheden, wanneer dit wettelijk verplicht is.

6. Internationale doorgiften

In principe worden je gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Google, Cloudflare en Mailchimp zijn Amerikaanse ondernemingen die gegevens ook buiten de EER kunnen verwerken. Die doorgifte gebeurt op basis van hun certificering onder het EU-US Data Privacy Framework, met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als terugval. Voor andere doorgiften buiten de EER gebruiken wij enkel een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. Je kan via info@pdss.eu meer informatie over deze waarborgen opvragen.

7. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

Wij bewaren je gegevens niet langer dan nodig.

8. Hoe beveiligen wij je gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals toegangsbeheer, multifactor-authenticatie, encryptie, antivirus, back-ups, monitoring, een beveiligde verbinding (https) op onze website en geheimhouding door onze medewerkers.

9. Cookies

Zonder jouw toestemming gebruikt onze website enkel functionele cookies (een sessiecookie en een beveiligingscookie, beide 2 uur geldig) en bewaart ze je cookiekeuze in de lokale opslag van je browser. Google Analytics 4 (bezoekstatistieken) laadt pas na jouw toestemming voor Analytics; Google Tag Manager met de conversiemeting van Google Ads laadt pas na jouw toestemming voor Marketing. Je kan je keuze op elk moment aanpassen via “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. De volledige cookielijst, de bewaartermijnen en de uitleg over Turnstile en Google Maps vind je in ons cookiebeleid.

10. Je rechten

Je hebt het recht op:

• inzage in je gegevens;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• wissing van je gegevens (binnen de wettelijke grenzen);
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van je gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van een eerder gegeven toestemming, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Je kan je in het bijzonder op elk moment en kosteloos verzetten tegen het gebruik van je gegevens voor direct marketing.

Je oefent deze rechten uit door te mailen naar info@pdss.eu. Wij antwoorden uiterlijk binnen één maand; bij complexe verzoeken kan die termijn met twee maanden verlengd worden, en dan verwittigen wij je. Bij redelijke twijfel over je identiteit kunnen wij je vragen die te bevestigen.

11. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de verwerking van je gegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@pdss.eu. Je hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – +32 (0)2 274 48 00 – contact@apd-gba.be – www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijzigingen

Deze verklaring beschrijft onze werking en onze website zoals die vandaag zijn. Verandert er iets aan het formulier, aan de statistieken of aan de externe diensten die meeladen, dan passen wij deze tekst aan. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je op gepaste wijze.

Laatst bijgewerkt: september 2026.