Het is een vraag die we geregeld krijgen, en ze is terecht. Vroeger kocht je Office, installeerde je het op je computer, en daarmee was de kous af. Microsoft 365 is een abonnement dat je per gebruiker blijft betalen. Dat voelt als meer betalen voor hetzelfde, maar je vergelijkt twee verschillende dingen. Office is een pakket programma's. Microsoft 365 is een volledige werkomgeving: je mail, je bestanden, een plek om samen te werken en de beveiliging errond, met de Office-programma's erbij.
Wat je met een losse Office-licentie hebt
Een eenmalige aankoop, zoals Office 2016, 2019 of vandaag Office 2024, geeft je Word, Excel, PowerPoint en, afhankelijk van de versie, Outlook, op één computer. Je krijgt beveiligingsupdates zolang Microsoft die versie ondersteunt, maar geen nieuwe functies. En die ondersteuning stopt: Office 2016 en Office 2019 krijgen sinds oktober 2025 geen beveiligingsupdates meer. Wie daar nog mee werkt, opent elke dag bijlagen in software die niet meer bijgewerkt wordt.
Belangrijker nog: met een losse licentie heb je enkel de programma's. Je mailbox, de opslag van je bestanden en een manier om samen aan een document te werken, moet je elders regelen. Vaak is dat een mailbox bij de hostingpartij van je website en een gedeelde map op een server op kantoor.
Wat er in Microsoft 365 zit
Een zakelijk Microsoft 365-abonnement brengt die losse stukken samen. Wat er precies in zit, hangt af van je licentie, maar meestal gaat het om:
- Mail via Exchange Online, met gedeelde agenda's en gedeelde postvakken zoals info@;
- OneDrive als persoonlijke werkmap, met 1 TB opslag per gebruiker;
- SharePoint voor de bedrijfsbestanden, zodat de gedeelde map niet langer op één server op kantoor staat;
- Teams om te chatten, te vergaderen en samen in een document te werken;
- de Office-apps, in de browser en op je smartphone, en met de zwaardere licenties ook als volledige programma's op je computer.
Die apps zijn altijd de nieuwste versie. Nieuwe functies en beveiligingsupdates komen vanzelf binnen, en er komt geen dag meer waarop je een volledig kantoor naar een nieuwe versie moet overzetten.
Per medewerker, niet per computer
Een losse Office-licentie hangt aan één computer, Microsoft 365 aan een persoon. Met Business Standard installeert een medewerker de Office-programma's op maximaal vijf computers, en daarnaast op zijn tablet en smartphone. Krijgt iemand een nieuwe laptop, dan meldt hij zich aan en vindt hij zijn mail en bestanden terug. Vertrekt er iemand, dan geef je zijn licentie vrij voor wie hem opvolgt, in plaats van ze mee te zien verdwijnen met een oude computer.
Beveiliging hoort erbij
Je mail en je bestanden staan in de cloud, dus je aanmelding is de voordeur. Multifactorauthenticatie kan op elk zakelijk abonnement aan, en hoort gewoon aan te staan. Inkomende mail loopt door een filter die spam, bekende malware en veel phishing tegenhoudt. Wil je verder gaan, bijvoorbeeld bepalen vanaf welke toestellen er aangemeld mag worden, of een verloren laptop op afstand wissen, dan heb je Conditional Access en Intune nodig. Bij de meeste KMO's zitten die in Microsoft 365 Business Premium.
Waar je zelf op moet letten
Drie dingen verdienen je aandacht.
De juiste licentie per persoon. Business Basic geeft mail, OneDrive, SharePoint en Teams, met Office in de browser. Business Standard voegt de volledige Office-programma's toe, Business Premium de zwaardere beveiliging. Niet iedereen hoeft hetzelfde te hebben: wie vooral mailt, heeft geen desktopversie van Excel nodig. Omgekeerd is een te lichte licentie geen besparing als je daardoor de beveiliging mist die je nodig hebt.
Je back-up. Microsoft zorgt dat het platform draait; wat erin staat, blijft jouw verantwoordelijkheid. Een map die iemand per ongeluk verwijdert, bestanden die door ransomware versleuteld raken, de mailbox van een medewerker die vertrekt: de prullenbak vangt de eerste schrik op, maar houdt items maar een beperkte tijd bij. Een echte back-up staat daar apart naast.
Wat er gebeurt als je stopt. Een losse Office-licentie blijft werken, ook als je niets meer betaalt. Stop je een abonnement, dan stoppen ook je mailbox en je bestanden in de cloud: na een overgangsperiode worden ze gewist. Wie ooit van leverancier of van abonnement wisselt, plant die overstap dus op voorhand.
Is een abonnement dan duurder?
Tel je enkel de programma's, dan betaal je over een aantal jaren meer dan voor één keer Office. Maar dat is niet de vergelijking die telt. Reken je de mailbox, de opslag, de gedeelde bestanden, het vergaderen, de updates en de beveiliging mee, die je anders elk apart moet regelen en onderhouden, dan ziet de rekening er anders uit. En omdat je per medewerker betaalt, groeit je abonnement gewoon mee met je team.
Hoe wij het aanpakken
Bij PDSS zetten we Microsoft 365 op vanuit je structuur: wie een eigen mailbox nodig heeft, waar een gedeeld postvak volstaat en wie aan welke bestanden mag. We zetten de beveiliging goed en maken een aparte back-up met de cloudbackup voor Microsoft 365 van Hornetsecurity, die we standaard drie jaar bijhouden. Hoe dat in zijn werk gaat, lees je bij Mail, Office & Backup.
Wil je het samen met je laptops laten beheren, dan zit de Microsoft-licentie met beheerde back-up mee in onze Managed User-formule, waarin je per medewerker het niveau kiest dat bij zijn job past. Die pakketten staan bij werkplekbeheer.