Microsoft houdt het platform recht. Jij blijft verantwoordelijk voor wat erin staat. Op deze pagina staat wat PDSS daar vandaag al voor doet, samengebracht uit werkplekbeheer en mail, Office en back-up: licenties, migratie, beveiliging en een aparte back-up.
Licenties
We beginnen niet bij de licentielijst maar bij hoe je zaak werkt. Wie heeft een eigen mailbox nodig, en waar volstaat een gedeeld postvak? Welke afdelingen delen welke bestanden, en wie mag daar net niet aan? Die oefening kost een gesprek en bespaart je jaren gerommel.
Mail, SharePoint, OneDrive en een aparte back-up werken ook op een lichter abonnement. Conditional Access vraagt Entra ID P1 en toestelbeheer vraagt Intune. Bij de meeste KMO's zitten die in Microsoft 365 Business Premium. Draai je op een lichter abonnement, dan zeggen we vooraf wat er wel en niet mee kan.
De Microsoft-licentie zit mee in onze Managed User-formule, per medewerker. We vertrekken van vier basispakketten. Het volledige plaatje, inclusief wat elk pakket precies dekt, staat bij werkplekbeheer. In het kort:
- Extra Lite: een Exchange-mailbox met managed back-up, en support via mail tijdens de kantooruren (maandag tot vrijdag, 9 tot 17 uur).
- Lite: Microsoft 365 Business Basic, met mailbox, OneDrive (1 TB), SharePoint en Office in de browser, managed back-up van het Microsoft-account, en support via mail en telefoon.
- Standard: Business Standard met de Office-apps op vijf toestellen, plus anti-spamfilter, antivirus, endpointprotectie en schijfversleuteling.
- Comfort: hetzelfde als Standard, met iemand ter plaatse wanneer het nodig is.
Niet iedereen hoeft op hetzelfde niveau te zitten. Een beheerde mailhandtekening, via Exclaimer, is er voor elke gebruiker die ze wil.
Migratie
Kom je van een andere provider, een oude Exchange-server of een IMAP-postvak bij je hosting, dan verhuizen mail, agenda's en contacten mee. We kopiëren eerst alles terwijl je gewoon doorwerkt, schakelen daarna de MX-records om op een rustig moment, en wat er tijdens de omschakeling nog binnenkomt, synchroniseren we na.
We migreren wat we kunnen bereiken. Mail die alleen in een oud pst-bestand zit, of een webmail waarvan niemand het wachtwoord nog heeft, moet je ons kunnen aanwijzen. Daarom brengen we voor de omschakeling in kaart waar je mail vandaag staat.
Een server met een P-schijf hoeft niet per se helemaal naar de cloud. Staan er enkel bestanden op, dan is SharePoint meestal de logische opvolger. Draait er software die een server nodig heeft, dan blijft die staan. Bestanden naar Microsoft 365 en de rest lokaal kan ook.
Beveiliging
Een mailbox die enkel met een wachtwoord beveiligd is, is vandaag een open deur, zeker omdat dat wachtwoord vaak ergens anders al gelekt is. Multifactorauthenticatie staat daarom standaard aan. Met Conditional Access leggen we vast vanwaar en waarmee er op je omgeving mag worden aangemeld.
De filter houdt spam, bekende malware en het gros van de phishing tegen voor je inbox ze ziet. Sluitend is dat nooit. Phishing-awarenesstraining met simulaties is een apart product dat je er bewust bij kiest. Het loopt niet standaard mee.
Klikt er toch iemand, dan bellen we liever te vroeg dan een week later. We melden de aanmeldsessies van dat account af, resetten het wachtwoord en kijken na of er geen doorstuurregel in de mailbox is achtergelaten.
Back-up
De prullenbak van Microsoft 365 vangt de eerste schrik op, maar is geen archief. Voor de back-up werken we met de cloudbackup voor Microsoft 365 van Hornetsecurity. Die maakt een kopie van je omgeving, onder meer:
- Exchange Online: mailboxen, gedeelde postvakken, agenda's en contacten;
- OneDrive: de persoonlijke werkmappen;
- SharePoint: je bedrijfsbestanden en de sites errond;
- Entra ID: gebruikers, groepen en de rechten die daaraan hangen.
Die kopie houden we drie jaar bij, tenzij we met jou iets anders afspreken. Terugzetten kan fijnmazig: één mail, één map of één site. We halen ook periodiek iets terug om te zien of het herstel klopt.
Vandaag beheren we zo de Microsoft 365-omgeving van meer dan honderd KMO's. Een gesprek plan je via contact, maandag tot vrijdag van 9 tot 17 uur.