Een kassa is het punt waar je verkoop, je voorraad en je boekhouding samenkomen — of net uit elkaar vallen. Aan de toonbank merk je dat laatste pas achteraf: de voorraadlijst klopt niet meer met wat er in het rek ligt, dezelfde verkoop wordt een tweede keer ingetikt voor de administratie, en de cijfers van vorige maand zitten ergens tussen een stapel dagstaten. Bij PDSS zetten we kassa en voorraadbeheer voor winkels op met OnlineFact, gekoppeld aan de rest van je zaak. Op deze pagina lees je wat dat concreet verandert achter die toonbank.
Waar het aan de toonbank misloopt
In de meeste winkels staat de kassa er als los eilandje. Ze registreert wat er verkocht wordt, maar je voorraad leeft in een ander bestand, je webshop in een derde, en je boekhouding krijgt het pas te zien wanneer iemand het overtypt. Zolang het klein blijft, lukt dat. Vanaf een paar honderd artikelen niet meer.
Elk van die overtypmomenten is op zich niets. Samen kosten ze je elke week uren, en ze introduceren precies de fouten die je pas in januari ontdekt, tijdens de telling. Dan blijkt dat je van één artikel al maanden te veel in het rek hebt liggen, en van een ander al weken niets meer.
Eén systeem, zo uitgebreid als je zelf wil
Wij werken met OnlineFact. Daarin beheer je je volledige bedrijfsproces — aankoop én verkoop — op een manier die je ook zonder IT-achtergrond volgt. Je bepaalt zelf hoe ver je daarin gaat: enkel de kassamodule als je vooral aan de toonbank verkoopt, of het geheel met aankopen, artikelen, klantenfiches, facturatie en voorraad.
We vertrekken daarom niet van wat allemaal mógelijk is, maar van wat jij vandaag doet. Klein starten en later uitbreiden kan perfect, zolang de basis van bij het begin juist staat: je artikelbestand, je prijzen en je beginvoorraad.
Voor retail — niet voor horeca
Eén afbakening hoort meteen boven tafel in plaats van onderaan in de kleine lettertjes: OnlineFact is gemaakt voor retail. Voor een winkel voldoet het aan de Belgische BTW-regelgeving, en daarom zetten we het daar met een gerust hart neer.
Wat het niet is: een geregistreerd kassasysteem, in de volksmond de witte kassa. In de horeca is dit systeem daardoor niet bruikbaar. Baat je een zaak uit waar eten en drinken geserveerd worden, dan is dit niet wat je zoekt — en dat zeggen we liever nu dan na een demo, of erger nog, na een installatie. Wát de regelgeving in jouw specifieke situatie vraagt, bespreek je met je boekhouder of je boekhoudkantoor; daar spelen wij niet voor.
Voorraad die zichzelf bijhoudt
Het uitgangspunt is simpel: elke verkoop aan de kassa haalt het artikel meteen uit je voorraad, elke levering die je inscant zet het erbij. Wat op je scherm staat, is dan ook wat er in het rek ligt — zonder dat iemand er een lijst voor moet bijhouden.
- Scannen in plaats van intikken — met een barcodescanner aan de kassa én bij het inboeken van je leveringen;
- Minimumvoorraad per artikel, zodat je ziet wat bijbesteld moet worden vóór het op is in plaats van erna;
- Prijzen en kortingsacties op één plek, niet per kassa apart ingesteld en half vergeten na de actie;
- Tellingen die je meteen het verschil tonen tussen wat het systeem zegt en wat er effectief ligt.
De winst zit niet in de telling zelf. Ze zit in het gesprek aan de toonbank: je weet of je iets nog hebt, en zo niet, wanneer het binnenkomt — zonder eerst naar het magazijn te lopen.
De hardware aan de toonbank
Een touchscreen, een bonprinter en een barcodescanner: dat is in de praktijk de kern van een werkende kassaopstelling. Wij leveren, plaatsen en testen dat geheel, samen met wat er verder aan jouw toonbank hoort. De kassa zelf kan je kopen of huren — wat financieel het best uitkomt, bekijken we samen.
Wat je vandaag al hebt staan, kijken we eerst na. Werkt je huidige scanner of bonprinter gewoon mee, dan vervangen we niets: dat is duurder voor jou en levert je niets op. De rest komt uit dezelfde hand als je andere toestellen, zie hardware.
Werk je met een betaalterminal, dan bekijken we vóór de installatie hoe die in het geheel past. Wat aansluit, sluiten we aan; wat niet aansluit, zeggen we op voorhand in plaats van achteraf. De verbinding, de bekabeling en de wifi tot aan de toonbank horen bij netwerkinfrastructuur — ook dat ligt bij ons op dezelfde tafel.
Gekoppeld aan de rest van je zaak
Verkoop je ook online, dan hoort er maar één voorraad te bestaan. Bij websites & webshops staat die redenering al kort uitgelegd; hier is de technische kant ervan: we koppelen je artikelen en je voorraad aan WooCommerce of Shopify, in beide richtingen. Zo hoef je die ene vervelende mail nooit te sturen — die waarin je een klant laat weten dat zijn bestelling toch niet meer op voorraad blijkt.
Dezelfde logica geldt voor de rest. Je boekhouding haalt haar gegevens uit hetzelfde systeem als je kassa. Belt een gekende klant, dan springt zijn fiche open nog vóór je opneemt — die koppeling tussen OnlineFact en 3CX schreven we zelf, zie VoIP & telefonie.
Bestaat een koppeling nog niet, dan bouwen we ze: dat is precies het werk dat onder development valt. En hangen er schermen in je winkel, dan tonen we je promoties van de week daar evengoed — dat regelen we via narrowcasting.
Je cijfers, zonder te wachten op het jaareinde
Aan "het draait wel" heb je als zaakvoerder niets. Je wil weten welke artikelen lopen en welke al een half jaar stof vangen, wat die actie van vorige maand opbracht, en hoeveel er gisteren over de toonbank ging. Die rapportage zit in het systeem zelf.
Daarbovenop bouwen we bij PDSS een KPI-dashboard op maat. Geen standaardrapport dus dat er voor elke winkel hetzelfde uitziet: jij zegt welke cijfers je wil zien, wij zetten net die op één scherm. Omdat het maatwerk is, bekijken we vooraf samen wat erop moet — en verandert je vraag later, dan verandert het dashboard mee.
Dat scheelt ook werk op de momenten dat je het niet verwacht: een gesprek met je bank, een vraag van je verzekeraar, een dossier voor een subsidie. De cijfers staan er al, je hoeft ze niet eerst bij elkaar te zoeken.
BTW en wat je boekhouder nodig heeft
Verkoop, voorraad en BTW zitten in hetzelfde systeem. Elk artikel draagt zijn eigen BTW-tarief, zodat je ticket klopt en je rapportage meteen ook. Je boekhouding vertrekt daardoor van dezelfde bron als je kassa, in plaats van van een stapel losse dagstaten die iemand nog moet natellen.
Je boekhouder hoeft daarvoor niets over te typen: OnlineFact heeft een exportfunctie naar de gebruikelijke boekhoudpakketten, dus de cijfers geraken bij hem in de vorm waarin hij ze verwacht. Dat scheelt hem werk, en jou de mail met de vraag of je die dagstaten nog eens kan doorsturen.
Wát de regelgeving precies van jouw soort zaak verwacht, is een vraag voor je boekhouder of je boekhoudkantoor — daar spelen wij niet voor, en we beweren dat ook niet. Wat wij wél doen: ervoor zorgen dat het systeem levert wat hij van jou vraagt, en dat het elke maand op dezelfde manier verloopt. En nog eens, omdat het ertoe doet: dit is een retailsysteem, geen witte kassa.
Wie helpt er als de kassa vastloopt?
Een kassa die blokkeert op je drukste moment is geen IT-probleem — dat is een rij wachtende klanten. Daarom leggen we vooraf vast hoe snel we reageren en waar je terechtkomt, in duidelijke afspraken (SLA). Meestal kijken we meteen vanop afstand mee en is het opgelost voor de rij groeit; lukt dat niet, dan komen we ter plaatse.
Daar hoort een eerlijke kanttekening bij: onze support volgt onze kantooruren, van maandag tot vrijdag. Je bereikt ons via een ticket of gewoon op 015 790 650, en aan de lijn krijg je dezelfde mensen die je opstelling geïnstalleerd hebben. Je kassa en de toestellen errond vallen daarbij onder hetzelfde werkplekbeheer als de rest van je IT, dus je belt één nummer.
Daarnaast heeft OnlineFact een eigen supportdienst voor vragen over de software zelf: onlinefact.be. Zo weet je vooraf welke deur je wanneer neemt — voor je opstelling, je koppelingen en je toestellen bel je ons, voor de software kan je ook daar rechtstreeks terecht.
Eerst een demo, dan pas een kassa
We installeren niets voor je met eigen ogen gezien hebt hoe het werkt. Je krijgt van ons een demo waarin je zelf door het systeem klikt, met het soort artikelen dat jij verkoopt. Pas daarna beslis je of je enkel de kassamodule wil of het volledige pakket, en of je koopt of huurt.
Daarna spreken we af hoever onze rol loopt. Wil je alleen de installatie, dan doen we de installatie. Wil je dat we het volledige traject begeleiden — je artikelbestand en je beginvoorraad inladen, de koppelingen leggen, je mensen opleiden — dan nemen we dat over. Want het echte succescriterium is niet dat de kassa geïnstalleerd staat, maar dat wie er elke dag mee werkt er op dag één mee overweg kan.
Benieuwd hoe zo'n opzet er in de praktijk uitziet? Neem een kijkje bij onze realisaties.