De juiste laptop kiezen is meer werk dan hem kopen. Een toestel dat te licht uitvalt voor de job kost je elke dag minuten; een toestel dat veel zwaarder uitvalt dan nodig, kost je geld dat elders beter besteed was. En gaat er na twee jaar iets stuk, dan blijkt er bij de goedkoopste doos van toen niemand te zijn die hem herstelt. Wij kiezen hardware daarom niet op prijs alleen, maar op wat ermee moet gebeuren — én op wat er gebeurt wanneer het misloopt.
Wij verkopen geen dozen
PDSS is geen webshop die de goedkoopste doos van de week aanbiedt. Dat kan je zelf, en op één losse aankoop win je daar misschien iets mee. Wat er niet bij zit, is iemand die weet waarvoor dat toestel dient, het klaarzet zoals de rest van je park, en opneemt wanneer het scherm zwart blijft.
Onze regel is simpel: we adviseren niet wat we verkopen, we verkopen wat past. Soms is dat een goedkoper toestel dan je in gedachten had, soms een duurder — maar altijd één dat de komende jaren meekan.
Eerst de job, dan het toestel
We beginnen bij de gebruiker, niet bij een prijslijst. Wie mailt, factureert en in de boekhouding zit, heeft een ander toestel nodig dan wie met grafische software, tekenpakketten of video werkt. Hoeveel is die persoon onderweg? Zit die vast aan een bureau of elke dag ergens anders? Uit die antwoorden volgt het model — niet omgekeerd.
We leveren Lenovo, Samsung, Microsoft en Apple. Werkt je bedrijf al met één van die merken, dan houden we daar rekening mee: een uniform park is nu eenmaal makkelijker te beheren dan vier merken door elkaar. Bij accountantskantoor Four Eyes in Mechelen werd het een reeks ThinkPads met dockingstations en schermen, zodat de werkplek op kantoor en die thuis identiek aanvoelen; voor wie de baan op moet, wordt het vaker een lichter toestel met een batterij die een volledige werkdag uithoudt.
Waar onze aankooplat ligt
Een zakelijk toestel moet een aantal jaren mee, en dus ligt onze lat vast. Dit is wat wij leveren — ook wanneer er een goedkoper model naast ligt:
- 16 GB RAM, minstens DDR4-geheugen of nieuwer — 8 GB houdt Teams, een browser vol tabbladen en je boekhoudpakket niet meer samen overeind;
- een Intel Core Ultra 5 van de eerste generatie of hoger, en nieuwer waar dat kan — een gelijkwaardige AMD-processor of een Snapdragon X-toestel (Windows on ARM) haalt die lat evengoed, en die leveren we dus ook;
- Windows 11 Pro met volledige ondersteuning voor TPM 2.0 — Home mist de beheer- en beveiligingsmogelijkheden waar professioneel beheer op steunt, en zonder TPM krijg je schijfversleuteling niet deftig uitgerold;
- 512 GB opslag als minimum, meer zodra er lokaal met grote bestanden gewerkt wordt;
- een scherm en toetsenbord waar iemand acht uur per dag aan kan zitten zonder er last van te krijgen.
Werk je liever op Mac, dan is dat geen probleem: onze securityoplossingen en de Microsoft 365-apps draaien daar gewoon op. De lat ligt daar wel anders, want een Mac heeft geen Intel-generatie om op af te toetsen. Wij kijken naar de ondersteuning: een toestel voldoet zolang Apple er nog macOS-updates voor uitbrengt. Valt het daarbuiten, dan blijft het werken, maar krijgt het geen nieuwe macOS-versie meer en op termijn ook geen beveiligingsupdates — dan is vervangen de volgende stap. Voor het geheugen geldt op een Mac een aanbeveling in plaats van een eis: 16 GB raden we aan, om dezelfde reden als hierboven. Die lat is geen verkooppraatje maar een rekensom. Een toestel dat na anderhalf jaar al krap zit, was niet goedkoop.
Een werkplek is meer dan de laptop
Schermen, een dockingstation, toetsenbord, muis en een deftige headset horen bij dezelfde beslissing. Samen bepalen ze vaak meer hoe een werkdag aanvoelt dan het verschil tussen twee laptopmodellen. Een dock waarbij de laptop met één USB-C-kabel aan scherm, netwerk en stroom hangt, scheelt elke ochtend gepruts.
Diezelfde vraag stelt zich voor de tweede werkplek: wie geregeld thuiswerkt, heeft daar evengoed een scherm en een dock nodig. En voor een flexplek zetten we beter een vaste opstelling klaar waar iedereen zijn eigen toestel in prikt.
Verder dan de bureaus
Hardware stopt niet bij laptops. We leveren evengoed servers, en de toestellen die op de werkvloer staan: tablets voor wie niet aan een bureau zit, een scanner in het magazijn, een vast toestel aan de balie. Voor Burney's, het eatertainmentconcept met escaperooms, zochten en leverden we de hardware om die digitale rooms te laten draaien — als één geheel afgeleverd en in gebruik genomen, niet als een stapel dozen.
Hangt het materiaal vast aan een andere dienst, dan komt het daar vandaan. Switches, accesspoints en firewalls lopen mee met netwerkinfrastructuur; schermen en mediaspelers met narrowcasting; touchschermen en bonprinters met je kassasysteem; telefoontoestellen met VoIP-telefonie. Eén aanspreekpunt voor het geheel, in plaats van vier leveranciers die naar elkaar wijzen wanneer iets niet samenwerkt.
Kopen of huren
Allebei kan. Koop je, dan is het toestel van jou en schrijf je het af zoals ander materiaal. Huren doen we zonder leasingconstructie met een lange looptijd: je huurt voor een korte periode, of meteen in een blok van zes maanden, twaalf maanden of twee jaar. Zo betaal je voor de periode die je effectief nodig hebt.
Kort huren is handig bij een tijdelijke kracht, een stagiair, een project of een piek waarin je team even groter is — en evengoed als overbruggingstoestel terwijl er iets hersteld wordt. Kies je voor een blok, dan spreid je de kost en ligt meteen vast wanneer er vervangen wordt: je park veroudert niet stilletjes tot alles tegelijk op is. Wat het beste uitkomt, hangt af van je cashflow en hoe hard je toestellen te verduren krijgen. Toets het daarna even af bij je boekhouder: wij leveren hardware, geen fiscaal advies.
Geleverd en klaar, niet in een doos met een cd
Elk toestel dat wij uitleveren, is ingericht vóór het bij de gebruiker belandt: jouw applicaties, jouw instellingen, de printers en netwerkmappen die erbij horen, en de beveiliging die erop hoort te staan. Hoe dat technisch loopt — met Intune en Autopilot — lees je bij werkplekbeheer.
Voor jou komt het hierop neer: er gaat geen halve werkdag verloren aan installeren, en werkplek nummer tien staat identiek ingericht als werkplek nummer één. Start er een nieuwe collega, dan leveren we het toestel desgewenst ter plaatse af en overlopen we de laatste instellingen samen.
Als er toch iets stukgaat
Dan bel je ons, niet de fabrikant. Wij weten welk toestel wanneer geleverd is en onder welke garantie het valt, en wij nemen het dossier op: aanmelden, opsturen, opvolgen. Jij hoeft geen serienummer te zoeken en geen keuzemenu te doorlopen. Die garantieafhandeling zit inbegrepen in onze Managed User-overeenkomsten — de formule die je bij werkplekbeheer terugvindt.
Een vaste hersteltermijn beloven we niet; wel dat we zo snel als mogelijk schakelen. Kunnen we je dezelfde dag depanneren of verderhelpen — vanop afstand, met een wisseltoestel of ter plaatse — dan gebeurt dat ook. Wat er intussen met de gebruiker moet gebeuren, spreken we liever vooraf af dan op de dag zelf: een dag niet kunnen werken is meestal duurder dan de herstelling.
Ook buiten garantie herstellen we, als het toestel het nog waard is. Een batterij, een scherm, een toetsenbord of een voeding vervangen we liever dan een werkend toestel af te schrijven: we zijn tegen onnodige verspilling en tegen de steeds grotere e-wastestapel. Loopt de herstelling hoger op dan wat het toestel nog waard is, dan zeggen we dat met de cijfers erbij — maar dan is het een keuze en geen reflex.
Wat je al hebt, telt mee
Een overstap naar PDSS begint niet met een bestelbon: we kijken eerst wat er vandaag ligt en wat daarvan gewoon nog goed is. De aankooplat hierboven geldt voor wat wij nieuw leveren, niet als toegangsexamen voor je huidige park — voor toestellen die mee in beheer gaan, kijken we of ze technisch nog veilig en beheerbaar zijn. Wat op zijn laatste benen loopt, vervangen we eerst; de rest volgt wanneer het past.
Dat geldt ook voor materiaal dat wij niet geleverd hebben. Een printer, een scherm of een dock van een vorige leverancier zetten we niet aan de kant om ons eigen doosje te verkopen — zolang het werkt en beheerbaar is, blijft het staan.
Vervangen vóór het misloopt
De duurste hardware is de hardware die stukgaat op een moment dat je ze niet kan missen. Daarom plannen we vervangingen vooruit in plaats van ze af te wachten: wie dit jaar aan de beurt is, wat er volgend jaar aankomt, en welke toestellen we in het oog houden. Je hoort dat van ons wanneer er een beslissing nodig is — niet in een maandrapport dat niemand leest.
Wat er met een afgeschreven toestel gebeurt, bekijken we per geval: terugnemen, doorgeven aan een medewerker, of in reserve houden als wisseltoestel.
Uit dienst? Eerst de schijf op nul
Dat is bij ons geen afspraak per geval maar een vaste procedure. Zodra een toestel uit commissie gehaald wordt, overschrijven we de interne schijf eerst met nullen — pas daarna wordt het toestel doorgegeven, hergebruikt of afgevoerd. Niet de bestanden gewist en niet snel geformatteerd, maar overschreven, zodat er niets meer te recupereren valt.
Dat geldt voor de laptop van wie vertrekt, voor het toestel dat naar een collega doorschuift en voor een lichting die bij een vervangingsronde de deur uitgaat. Je bedrijfsdata gaan er dus niet af omdat er toevallig iemand aan gedacht heeft.
Benieuwd welke toestellen er bij andere KMO's uit de buurt op de bureaus staan? Neem een kijkje bij onze realisaties.