Jobitex is dé specialist in werkkledij en veiligheidsschoenen van de provincie Antwerpen en Vlaams-Brabant. Wat wij daar doen, laat zich moeilijk als één dienst beschrijven: telefonie, webshop, kassa en voorraad, werkplekken, netwerk en schermen zitten bij Jobitex in hetzelfde dossier. Belangrijker nog: ze zitten aan elkaar vast.
Waarom die koppeling hier het verhaal is
Bij een zaak als deze staat niets op zichzelf. Een bestelling in de webshop raakt de voorraad. Die voorraad hangt aan de kassa in de winkel. De kassa hangt aan de facturatie. En wie belt, is vaak iemand die al in dat systeem staat. Laat je die systemen los van elkaar draaien, dan betaal je dat in dubbel werk en in bestellingen die ertussenuit vallen.
Daarom is de rode draad in dit dossier niet welk product we geleverd hebben, maar wat er aan wat gekoppeld is.
Telefonie
Jobitex belt intern en extern via een telefooncentrale van PDSS. Dat is op zich niets bijzonders; wat het hier wel bijzonder maakt, is de integratie. Medewerkers schakelen vlot door naar een collega, ze bellen evengoed van op hun mobiel, en wanneer een gekende klant belt, springt zijn klantenfiche uit het facturatiesysteem vanzelf open.
Dat laatste scheelt bij elke oproep dezelfde handelingen: niet zoeken wie er belt, niet vragen om een klantnummer, niet in een tweede scherm gaan opzoeken wat er vorige keer besteld werd. Meer over hoe we dat opzetten, staat bij VoIP en telefonie.
De webshop
In de webshop van Jobitex staan meer dan 5.000 actieve producten. Dat aantal is meteen ook de uitdaging: wie niet vindt wat hij zoekt, bestelt niet, en bij zo'n assortiment vindt niemand iets op goed geluk.
We zijn daarom samen met Jobitex gaan nadenken over de opbouw: een handige menustructuur en een filtering die je zonder uitleg begrijpt, met daarnaast een zoekfunctie voor wie al weet wat hij nodig heeft. Drie wegen naar hetzelfde product, want niet iedereen zoekt op dezelfde manier.
De webshop staat daarbij niet alleen. Net zoals de telefonie is hij gekoppeld aan het facturatie- en voorraadbeheersysteem. Daardoor komt geen enkele bestelling in een apart lijstje terecht, en klopt wat er online als voorraad staat met wat er in het magazijn ligt. Zie ook websites en webshops.
Kassa en voorraadbeheer
Het systeem waar dat allemaal op samenkomt, is OnlineFact. Jobitex gebruikt het voor voorraadbeheer, facturatie, orderpicking, de fysieke kassa in de winkel en nog een pak meer. Het is bij hen dan ook gekoppeld aan de andere diensten: de telefonie en de webshop hierboven halen er hun gegevens uit.
Daarbovenop hebben we een aantal extra's voorzien. Een KPI-dashboard, zodat ze hun cijfers kunnen inzien wanneer ze die nodig hebben in plaats van ze achteraf bij elkaar te moeten zoeken. En een sms-systeem dat zijn contacten rechtstreeks uit OnlineFact haalt, zodat er geen tweede lijst is die iemand moet bijhouden.
Dat soort uitbreidingen is precies waarom een kassasysteem met voorraadbeheer bij ons geen afgesloten pakket is: wat een zaak nodig heeft, hangt af van hoe die zaak werkt.
Werkplekken en materiaal
Al het bovenstaande veronderstelt dat de mensen bij Jobitex op deftig werkend materiaal zitten. Wij voorzien de nodige hardware en bieden ondersteuning wanneer hun medewerkers vragen hebben.
Dat tweede is geen bijzaak. In een winkel en een magazijn is een vraag zelden een groot incident; het zijn de kleine dingen die tijd kosten, en die op de duur niemand meer meldt. Door werkplekbeheer in hetzelfde dossier te houden, is er voor die vragen een vaste plek om terecht te komen.
Het netwerk eronder
Met een webshop, een kassa, een telefooncentrale en schermen die allemaal met elkaar praten, is een stabiele netwerkverbinding geen luxe. Valt die weg, dan valt niet één ding stil maar alles tegelijk.
Daarom voorzien wij bij Jobitex ook de netwerkinfrastructuur zelf, zowel bekabeld als draadloos. Dat het in hetzelfde beheer zit als de rest, is hier het punt: bij een probleem hoeft niemand uit te zoeken of het aan de webshop, aan de kassa of aan het netwerk ligt.
De schermen in de winkel
Hun nieuwste kassakoopjes of een schoenpromotie tonen ze via PDSS Screens. Het beheer daarvan ligt bij Jobitex zelf: ze plaatsen hun eigen content, en ze plannen wanneer die verschijnt.
Dat is bewust zo. Een promotie in de winkel is iets van die week, soms van die dag, en dan wil je niet eerst iemand anders moeten bellen. Wat wij doen bij narrowcasting, is zorgen dat de schermen en de planning het doen; wat erop komt, bepaalt de zaak.
Wat het samen oplevert
Bij Jobitex komt een bestelling binnen via de webshop of over de toonbank, en in beide gevallen landt ze in hetzelfde voorraad- en facturatiesysteem. De telefoon weet wie er belt. De cijfers staan in een dashboard in plaats van verspreid. De schermen draaien op content die ze zelf plannen.
En omdat het allemaal bij dezelfde partij zit, is er bij een probleem één nummer om te bellen — bij iemand die weet hoe telefonie, webshop, kassa, netwerk en schermen bij hén aan elkaar hangen.